ساماندهی نامه‌های اداری در شهرداری زنگی‌آباد

به گزارش سرویس اجتماعی پایگاه خبری بوتیانیوز؛ زهرا زنگی آبادی در گفتگو با خبرنگار حوزه شهری گروه اجتماعی پایگاه خبری تحلیلی «بوتیانیوز» گفت‌: با توجه به وقت‌گیر بودن جستجوی نامه‌های اداری، شهرداری زنگی‌آباد اقدام به بایگانی تمامی نامه‌ها و مکاتبات اداری به صورت منظم در اتوماسیون اداری کرده‌است.

وی با تاکید بر مزایای این روش ابراز کرد: یکی لز مزایای ابن روش صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌است چراکه دیگر زمان زیادی صرف یافتن و جستجوی نامه در میان انبوهی از مکاتبات اداری نخواهد شد. و بدین صورت کارمندان فرصت بیشتری برای رسیدگی به مشکلات ارباب رجوع دارند که این نکته بسیار حائز اهمیت است و همچنین از طرفی صرفه‌جویی بسیار زیادی در مصرف کاغذ و کمک به طبیعت و درختان سرسبز کشور‌ خواهدشد.

این کارمند شهرداری زنگی‌آباد در خصوص نحوه انجام این فرآیند تصریح کرد: تمامی نامه‌هایی که از سال ۹۸ به قبل صادر شده به صورت فیزیکی و سیستمی ساماندهی شده‌اند و تمامی آنها در کمد‌هایی مخصوص و در پوشه‌هایی بر اساس موضوع و سال صادر شدن طبقه‌بندی شده‌و همچنین تمامی مکاتبات اداری در در سیستم اتوماسیون اداری نیز ثبت شده‌اند که محلی امن برای دسترسی و بازیابی نامه‌ها در کمترین زمان ممکن است، به طوری که به راحتی می‌توان در کمترین زمان ممکن به انبوهی لز اطلاعات طبقه‌بندی‌ شده دسترسی پیدا کرد.

وی با تاکید بر اهمیت انجام این فرآیند تصریح کرد: در گذشته بسیاری ار شهروندان و یا کارمندان ساعت‌ها درگیر یافتن یک نامه در میان انبوهی از اطلاعات بودند اما اکنون با انجام چند کلیک ساده این آمد امکان‌پذیر است.

وی در ادامه با تاکید بر این که این امر بسیار طولانی و سخت بوده‌است، خاطرنشان کرد: انجام این فرآیند از مردادماه سال جاری شروع شده‌است که انجام اضافه‌کاری و تا به امروز ادامه دارد و امید است که تا پایان دی ماه به اتمام برسد.

انتهای خبر/ تاج‌الدینی